CASI TODO SOBRE CÓMO REALIZAR UNA ENTREVISTA

LA ENTREVISTA


Es un diálogo sostenido, entre dos o más personas, con un propósito definido, y no por el sólo hecho de conversar. Supone una correspondencia mutua entre las partes, y consiste en palabras, gestos, posturas, y otros conectores comunicacionales.

Es la herramienta de selección de personal por excelencia y permite a ambas partes, conocer distintos aspectos de interés.
La entrevista también puede utilizarse en otras situaciones, por ejemplo: dar a conocer los resultados de la evaluación de desempeño, medir la satisfacción, comunicar la desvinculación del empleado etc.

Lineamientos generales

Es una realidad, la escasez de candidatos adecuados que se pueden encontrar en el mercado laboral. Esta es una buena razón para señalar cuán importante significa ser un buen entrevistador.

En él, se centra la gran tarea de detectar esos individuos valiosos que la organización necesita. La preparación formal, la experiencia, la destreza, incluso una dosis de intuición, suele ser de gran utilidad. Los más diestros, suelen caer en la tentación de guiarse sólo por el feeling. En ningún caso es suficiente. Se desvirtúa el real objetivo de la búsqueda, que es dar con la persona adecuada en todos los aspectos.

El verdadero desafío se nos presenta, cuando frente a las apariencias, demos saber separar los elementos importantes, de aquellos otros que sólo muestran un brillo pasajero. En síntesis, la misión del observador es ver más allá.

Una buena selección se nutre de un buen candidato y un buen entrevistador:

Hay algunos vicios en los que se incurre con frecuencia. Por ejemplo: falta de preparación técnica; utilizar sólo la intuición para evaluar; utilizar sólo la técnica; lo recomendado es hacer una aplicación combinada de ambas herramientas; la incorrecta elaboración del perfil que se busca, por lo tanto un referente equivocado, despista la orientación que se debe seguir para lograr el objetivo; seleccionar en una primera instancia, esto es en general, insuficiente; no se piden referencias; aceptar postulantes que no se ajustan a la necesidad del puesto, por exceso o defecto de requisitos etc.

El éxito de la entrevista pide tiempo, dedicación, preparación.

Otra pauta que debemos respetar, es la relación asimétrica entre entrevistador y entrevistado. Es decir, procurar un sano equilibrio entre crear un clima agradable y cordial, y saber conservar el lugar de conductores de la situación. Lo cual no significa autoritarismo.

Una actitud típica que toman los no profesionales y/o futuros jefes del candidato, es de rivalidad, y cometen el error de tomar esto como algo personal. Suelen pensar: … "quiero saber si sos tan bueno como decís"…

¿Cómo formular preguntas correctamente?

El modo de hacerlo, afecta directamente las respuestas que obtengamos. Por lo tanto algunas recomendaciones son valiosas.

1- Tener amplia disposición para escuchar
2- No inducir la respuesta
3- Hacer una pregunta por vez.
4- Ser claro, y usar un lenguaje accesible
5- Mantener una postura neutral.


Tipos de preguntas

A) Cerradas: se pueden contestar con monosílabos "sí o no".

B) Sondeo: sencillas y cortas: ¿por qué?, ¿Cuál fue la causa? ¿Qué ocurrió después?

C) Hipotéticas: se le presenta al entrevistado una situación imaginaria para que la resuelva. No son recomendables, porque el individuo en la realidad puede reaccionar de manera diferente a lo esperado.

D) Mal intencionadas: obligan al entrevistado adoptar entre dos alternativas indeseables. No son útiles, tampoco aconsejables.

E) Provocadoras: evalúan la capacidad de reacción del postulante, se formulan repentinamente incorporando el factor sorpresa.

F) Sugestivas: se manifiesta claramente lo que se espera del otro, por ejemplo: … usted terminará su carrera este año …¿verdad?

G) Abiertas: permiten que el entrevistado se explaye con libertad. Esto puede desviar el curso de la entrevista, por lo tanto el entrevistador debe demostrar su capacidad para volver al curso deseado de la charla.

¿ Cómo encarar al entrevistado según sus características?

El problemático: es el caso el individuo que se resiste a dar información de sus antecedentes. Por ejemplo los abogados son difíciles de entrevistar, no están acostumbrados a buscar trabajo, es recomendable enfatizar en que esos datos son muy importantes para considerar si él es la persona adecuada. Compare la situación con la visita al médico (¿cómo diagnostica si no conoce lo que le ocurre?)

El nervioso: si el postulante se encuentra ansioso e intranquilo, prolongue el comienzo de la entrevista, y pregunte acerca de sus estudios universitarios, o su vida social. Estos temas son útiles para relajar al otro. Superada la incomodidad del momento, inicie la entrevista propiamente dicha.

El que hable demasiado: es de difícil control, suele ser verborrágico, y se explaya en aquello que no se le ha preguntado. Los conocidos son los peores, recuerde que entrevistador es el que dirige. Si considera que la entrevista llegó a su fin y no puede concluirla verbalmente, apele a los gestos, por ejemplo: ofrézcale su mano en tono de despedida, acomode las cosas del escritorio, bríndele una tarjeta y comuníquele que se le avisará del resultado.

El agresivo: es muy común que llegue a la entrevista una persona realmente desesperada o angustiada por la urgencia de trabajar. Si usted nota que no podrá manejar la exaltación del individuo, sugiérale pasar la cita para cuando se sienta mejor. En general el agresivo lo agrede a usted como personal, sino a la figura del entrevistador.


El emotivo: esta es una situación realmente incómoda para ambos. No se contagie de ese estado, mantenga el equilibrio, y proponga un tiempo de espera, o bien, postergue la cita para más adelante. Debe asegurarle al postulante que lo recibirá nuevamente.

El dominante: no se deje inhibir por la personalidad avasallante de este tipo de personas. En el fondo son muy inseguros, y esta postura de dominio enmascara su debilidad.

Crear el clima

Comenzar bien una entrevista es un arte y nos ayudará en el resto de la entrevista.

Aflojar la tensión, crear un clima cordial será necesario para alcanzar el mejor resultado de una entrevista, éste se alcanza cuando el entrevistador logra conocer al candidato y para lograrlo el primer paso es tranquilizar al entrevistado. Para eso hay que saludar al entrevistado con una sonrisa mirándolo a los ojos, presentarse con un apretón de manos firme, pero gentil.

Antes de entrar en tema es aconsejable "romper el hielo" apelando a la amabilidad con preguntas tales como ¿les costó trabajo llegar hasta aquí?.

Muchos entrevistadores creen que lo mejor es empezar suministrándole al candidato toda la información sobre el cargo y la compañía antes de empezar a interrogarlo. Esto lo hacen por tres razones:

- Si el entrevistador da esta información desde el principio, es menos probable que se le olvide algo.

- Si espera hasta el final de la entrevista para hablar de estas cosas es posible que no le alcance el tiempo

- Cuando el entrevistador habla más que el entrevistado al principio de la entrevista, el candidato siente más confianza.


- Pero suministrar toda la información antes de interrogarlo tiene sus contras porque es posible que si le describimos al entrevistado el ideal que estamos buscando, condicionaremos a nuestro interlocutor y éste nos describirá aquello que esperamos oír.

- Es importante recordar que el entrevistador no debe ser un nuevo amigo de entrevistado, sino sólo una persona cordial que deberá lograr que el entrevistado se sienta bien para que le cuente todo lo que el entrevistador necesita saber para tomar una buena decisión.




LA ENTREVISTA, COMO HERRAMIENTA AL SERVICIO DEL CONOCIMIENTO DE LAS PERSONAS.

Etapas

Caldeamiento

Es la etapa inicial de la entrevista, un encuentro que requiere preparación, adecuación, sintonía, eliminación de ansiedades que pueden obstaculizar la tarea. Por está razón el caldeamiento condiciona el carácter de la entrevista. Es importante explicar lo que se espera del otro.

Afrontada con claridad, permite entrar en tarea sin carga, generando un clima activo de trabajo.

No es conveniente que el entrevistador brinde "de entrada" un montón de información acerca de las características, la cultura y los valores de la organización, porque de esta manera está pautando las respuestas del otro.

La etapa inicial comprende el encuadre y el motivo de la entrevista, es el primer contacto. Luego la información de la posición por cubrir y de la empresa se incluyen al final.

El entrevistador debe mantener el clima, guiando la entrevista e introduciendo estímulos si lo considera necesario, una vez que ha dado la oportunidad de expresión y orientación libres, tan sólo condicionado por el enunciado inicial de los temas o por el motivo de la entrevista.

Desarrollo de la entrevista

La etapa central se caracteriza por una influencia significativa de información por parte del postulante, que desempeña un rol activo y protagónico. El entrevistador pasa a un segundo plano.

En esta etapa el evaluador podrá ubicarse en su papel de observador participante centrado más que en el contenido, en el proceso a través del cual el postulante se muestra: cómo presenta temas, cómo resuelve los obstáculos que surgen.

Es importante que el entrevistador cuente con elementos de apoyo que ayuden a manera de disparadores, a fin de explorar las áreas que a priori se ha propuesto considerar (repertorio de preguntas o intervenciones abiertas, poco sugerentes, poco condicionantes, etc.)

El entrevistador debe atender, registra y pensar simultáneamente, investigar cuando surgen dudas, generar hipótesis, atender a los giros no imprevistos, y profundizar, proponer síntesis parciales a fin de cerrar pequeños capítulos.

La tarea del entrevistador es doble: por un lado, necesita ponerse en el lugar del otro, a fin de lograr puntos en común con la reconstrucción de la historia que el entrevistado está proponiendo.

La segunda tarea consiste en construir su propia versión, a partir del material obtenido, el comportamiento del entrevistado, las vicisitudes del vínculo que se está estableciendo entre ambos y sus propias características.

Conclusión y cierre

La etapa final de síntesis y devolución podrá ser afrontada si el entrevistador logró obtener una buena cantidad de material coma para resolver dudas y formarse una opinión acerca de las características personales del candidato.

El evaluador retoma su rol activo y brinda información satisfaciendo la curiosidad del postulante dentro de los límites de reserva acordados con el cliente. Las dudas y los interrogantes que el postulante presente acerca del puesto y de la empresa serán aclarados en esta etapa.

Entendemos por síntesis el resumen de los datos más significativos acerca de la historia y la experiencia del candidato.

La devolución, se refiere a las observaciones que el evaluador fue recogiendo durante la entrevista y constituyen la visión del candidato desde la óptica profesional del entrevistador, más allá del perfil buscado.