TIPOS DE ENTREVISTAS

TIPOS DE ENTREVISTA

Entrevista de Selección

Consiste en una conversación formal y profunda, conducida para evaluar la idoneidad del solicitante para un puesto determinado.

Como herramienta de selección el elemento más comúnmente usado es la entrevista. Estas ofrecen una oportunidad para conocer personalmente al aspirante, hacerle preguntas de una manera que no permiten las pruebas, formular juicios sobre el entusiasmo o inteligencia del candidato y también para evaluar aspectos subjetivos de la persona (expresiones faciales, nerviosismo, etc.)

Las entrevistas pueden ser un recurso de selección muy poderoso y es el factor que más influye en la decisión final respecto de la aceptación o rechazo de un candidato al empleo.

La entrevista es en esencia un sistema de comunicación entre dos o más personas que interactúan.


Etapas de la entrevista de selección

1. Preparación: la entrevista no debe ser improvisada ni en forma apurada. Tendrá un tiempo definido y requiere de cierta preparación o planeación que permite determinar los siguientes aspectos:
- Los objetivos específicos de la entrevista (qué se pretende)
- El tipo de entrevista adecuado para alcanzar dichos objetivos.
- Lectura preliminar del curriculum vitae o solicitud.
- La mayor cantidad posible de información posible sobre el candidato.
- La mayor cantidad posible de información acerca del cargo por proveer y las características esenciales exigidas por el mismo.

Esta preparación es vital para que el entrevistador pueda, con relativa precisión, comprobar con precisión la adecuación de los requisitos del cargo y las características personales del aspirante.

2. Ambiente: preparar el ambiente es un paso del proceso de la entrevista la que merece un realce especial para neutralizar los posibles ruidos o interferencias externas que puedan perjudicar la entrevista. El ambiente puede ser de dos tipos:

- Físico: el local de la entrevista debe ser confortable y estar destinado sólo a ese fin; sin ruidos ni interrupciones. Puede ser una sala pequeña, aislada y libre de la presencia de otras personas que puedan interferir el desarrollo de la entrevista.

-Psicológico: el clima de la entrevista debe ser ameno y cordial. No deben existir recelos o temores, ni presiones de tiempo, ni coacciones o imposiciones.

3. Desarrollo de la entrevista: la entrevista propiamente dicha es la etapa fundamental del proceso en que se obtiene la información que tanto el entrevistador como el entrevistado desean. En ésta existe un nivel de interacción que debe ser elevado y dinámico. El entrevistador envía estímulos (preguntas) al candidato, con el fin de estudiar las respuestas y reacciones en el comportamiento (retroalimentación)

Una parte importante de la entrevista consistirá en proporcionar información al aspirante sobre la oportunidad que existe y sobre la organización, con la intención de transmitirle una imagen positiva y favorable, y reforzar su interés.

El proceso de la entrevista debe tener en cuenta dos aspectos el material y el formal están estrechamente relacionados:

- Contenido de la entrevista: constituye el aspecto material. Es el conjunto de información que el candidato suministra de sí mismo sobre sus estudios, experiencia profesional, situación familiar, condición socioeconómica, conocimientos e intereses, aspiraciones, etc. Toda esta información reposa en la solicitud de empleo o curriculum, presentado por el candidato, la cual se amplía y aclara en la entrevista.

- Comportamiento del candidato: constituye el aspecto formal. Es la manera como reacciona en una situación: modo de pensar, actuar, sentir, grado de agresividad, asertividad, ambiciones y motivaciones, etc. Lo que se pretende en este aspecto es tener un cuadro de características del candidato, independientemente de sus calificaciones profesionales.

En la conducción de la entrevista, el entrevistador debe considerar estos dos aspectos - material y formal - para que la evaluación de los resultados sea adecuada. En la entrevista el candidato provoca una impresión sobre como se comporta y ofrecen información solicitada sobre su historia personal y su carrera profesional.

Perfil del entrevistador ideal:

§ Conoce bien el cargo que se pretende ocupar
§ Conoce la organización en profundidad, sus fortalezas y debilidades
§ No trata de supervalorar la organización frente al candidato
§ Lee el curriculum del candidato antes de la entrevista
§ Se preocupa por informar al candidato acerca del cargo y de la organización
§ Se interesa por el candidato como persona
§ Se muestra sincero, cortés y puntual y tiene personalidad que impacta
§ Formula preguntas desafiantes, sin mostrarse muy personal o directo
§ Procura hacer una evaluación en seguida de la entrevista

El cuidado con la productividad de la entrevista debe ser vital, pero no imperativo (debe haber objetividad), en esto es fundamental tener en cuenta el tiempo, la entrevista debe durar determinada cantidad de tiempo para cada candidato, el que sea necesario, por ello varía con cada candidato.

4. Terminación de la entrevista: debe ser abierta y desarrollada libremente, sin obstáculos ni timideces, la terminación de la entrevista debe ser cortés; el entrevistador debe hacer una señal clara para indicar que la entrevista terminó, sobretodo debe proporcionar al candidato información sobre la acción futura y cómo será contactado para saber el resultado.

5. Evaluación del candidato: a partir del momento en el que el entrevistado salga del lugar el entrevistador debe iniciar de inmediato la tarea de evaluación del candidato, puesto que los detalles están frescos en su memoria. Si no tomó nota debe registrar los detalles. Si utilizó una hoja de evaluación debe ser verificada y completada. Al final deben tomarse ciertas decisiones con relación al candidato, si fue rechazado o aceptado.

La entrevista debe mirarse como un instrumento de comparación y el entrevistador necesita utilizarla dentro de cierta precisión ( presentación de resultados coherentes ) y cierta validez (medición exacta de lo que se pretende verificar)


Entrevista de Evaluación de Desempeño

La evaluación de desempeño estaría incompleta sin esta vital herramienta que brinda el resultado de la evaluación de desempeño y la consiguiente retroalimentación para el personal.

Algunas recomendaciones pueden transformar este tipo de entrevista en un mutuo aprendizaje, tanto para el evaluado (entrevistado), como para el evaluador (entrevistador) entre ellas podemos mencionar:

- Preparar la sala donde se realizará la entrevista: es conveniente erradicar la barrera adicional del escritorio para favorecer la comunicación entre los interlocutores.
- Definir el momento en que tendrá lugar (preferentemente un día y una hora convenidos entre las partes que a los dos les resulte cómodo, con mucho tiempo disponible y sin interrupciones)
- Revisar las descripciones de puestos pertinentes.
- Reflexionar sobre los objetivos de la reunión y en buscar ejemplos concretos acciones o actitudes del empleado que justifiquen la evaluación.
- Durante la entrevista es importante que el entrevistador no olvide los objetivos que se fijó para el encuentro y que lo haga saber al entrevistado, luego de romper el hielo.
- Es indispensable dar siempre lugar al entrevistado para hablar, comenzando por pedirle que indique que otros asuntos no mencionados por el entrevistador quiere tratar para incluirlo en la agenda antes d pasar al tema central de la reunión.
- Para empezar el entrevistador debería ponderar aquellas cosas que el entrevistado hizo o hace bien. Este feedback positivo ayudará a introducir los aspectos el desempeño que estuvieron por debajo el estándar esperado(es mejor si se lleva al propio valuado a hablar de sus logros y fracasos).
- Un buen entrevistador puede pasar el 80% la entrevista escuchando activamente. Para finalizar la entrevista, es mejor que sea el entrevistado el que resuma en primer lugar lo conversado y los acuerdos a lo que se ha llegado.

Luego, el entrevistador puede focalizar la atención apuntando aquellos aspectos importantes que el entrevistador haya omitido.

Entrevista de Desvinculación Laboral

La situación de cambio laboral es en sí misma generadora de ansiedades y angustias intensas, sea este cambio producido por una decisión particular o una decisión ajena a uno.

Por todo esto, una política de desvinculación laboral, es tan importante como la política de selección de personal. Son momentos extremos en la vida laboral de un trabajador en relación con una empresa.

La buena conducción y la desvinculación, son ante todo un problema de la organización toda, cuya responsabilidad debe ser compartida entre la línea y el área de recursos humanos.


Algunas organizaciones solo aplican la entrevista de retiro a los empleados que dimiten por iniciativa propia. Otras, la aplican indistintamente a todos los empleados que se desvinculan, tanto a los que deciden retirarse como a los que son despedidos por motivos de la organización.

Por lo que éstas deberán implementar políticas de recursos humanos orientadas a que el momento de la desvinculación sea para el trabajador lo menos traumático posible.

Normas para la entrevista:

1) No retrasar el anuncio de la desvinculación, para evitar los rumores, es decir, que la entrevista deberá realizarse lo antes posible desde que se toma la decisión, para evitar que el empleado se entere de tal decisión, por canales informales.


2)
- Planear cuidadosamente la entrevista, esto significa:
- Programar la reunión durante los primeros días de la semana
- Asegurarse de que el empleado anote la hora de la cita
- Nunca dar informes al empleado por teléfono
- Diez minutos deben ser suficientes para la notificación
- Evitar los viernes y los días previos a los feriados y a las vacaciones
- Utilizar un lugar neutral, nunca su propia oficina
- Llevar los acuerdos del empleado, el expediente de recursos humanos y la notificación, preparados de antemano
- Esté disponible por un momento después de la notificación
- Tener listos los números telefónicos para las emergencias médicas o de seguridad

3) Vaya al punto. No ande con rodeos hablando sobre cosas superfluas. Tan pronto como el empleado entre al lugar de la entrevista, dele un momento para estar cómodo y luego informe su decisión.

4) Describa la situación. Brevemente, en tres o cuatro declaraciones, explique por que la persona se tiene que ir pero no ataque al empleado personalmente.

También haga énfasis en que la decisión es irrevocable , que otras posiciones internas fueron exploradas, se consultó a la gerencia de todos los niveles y que se consideraron todos los factores relevantes como el desempeño, la carga de trabajo y otros. No prolongue más de 10 o 15 minutos la entrevista.

5) Escuche. Es importante continuar la entrevista hasta que la persona hable libremente y con razonada calma sobre las razones de su despido y el paquete de apoyo que va a recibir. No polemice , escuche activamente y haga que la persona hable mediante el uso de pregunta abiertas. Emplee la " tabla de reacción conductual", para medir la reacción de la persona y decidir como proceder mejor.

Hostil y enojado -ofende -enojo -decepción -resignación Defensivo y negociador- culpa- temor- incertidumbre- incredulidad Formal y procesal- vengativo- reprimido- controlado Estoico- choque- incredulidad- aturdimiento Llora/ solloza- tristeza- aflicción- preocupación

• Resuma lo que ha escuchado en forma tentativa: " parece como si estuviera bastante enojado por esto".• Evite confrontar el enojo o ponerse a la defensiva.• Sea objetivo, apéguese a los hechos y ofrezca al empleado información útil. • Permita que el empleado sepa que usted considera que es un momento difícil, tanto para él como para usted.• No participe en discusiones negociadoras.• Ofrezca seguridades para el futuro y ponerlo en contacto con el proceso de asesoría. • Permita al empleado hacer preguntas siempre y cuando se refieran a su propio caso.• Trate de evitar temas laterales y discutir motivaciones de " políticas".• Conserve un tono formal. Esta es una buena manera de introducir el papel que el asesor de carrera desempeñará. • Comunique al empleado que está consciente de su choque y afirme que los detalles pueden manejarse posteriormente si él así lo prefiere.• Pregunte si existe alguna duda específica por el momento. Si la respuesta es negativa, háblele del asesor de carrera y haga la presentación. • Dé a la persona la oportunidad de llorar si esto ocurre. Sólo ofrezca un pañuelo.• Evite comentarios tontos como: "¿porque llora?, no es tan importante"• Cuando recupere la compostura, insista en los hachos y explique el proceso de asesoran.

6) Analice el paquete de liquidación. Describa los pagos por liquidación, las prestaciones, el acceso al personal de apoyo de la oficina y cómo serán manejadas las recomendaciones. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia debe incluir ninguna promesa o
prestación además de las ya establecidas en el paquete de apoyo. No prometa "investigar" algo y hacer volver al subordinado en fecha posterior.

7) Se aconseja no terminar la relación laboral en ese momento sino otorgar un período de preaviso, que hará que el impacto sea menor ya que continuará por un tiempo en su ambiente de trabajo.

8) Es necesario transmitirle en esta entrevista los medios que la empresa está dispuesta a facilitarle para la búsqueda de empleo antes de su partida definitiva y sobre todo reasegurarlo en cuanto al tiempo que podrá dedicar a sus trámites.

- Desvinculación laboral por voluntad del trabajador (entrevista de salida)

La entrevista de retiro constituye uno de los principales medios de controlar y medir los resultados de la política de recursos humanos desarrollada por la organización y sirve además, para diagnosticar las fallas y eliminar las causas que están provocando el éxodo de personal. Cuando las políticas de recursos humanos son inadecuadas, predisponen al personal a retirarse de la organización.

La opinión del empleado en este tipo de entrevista refleja su percepción de la situación y permite identificar los problemas existentes y las posibles disonancias que causan la rotación de personal.

Esta entrevista la realiza el departamento de recursos humanos y está dirigida a descubrir información sobre el puesto o asuntos relacionados que podrían ofrecer a la empresa un mejor discernimiento de porqué el empleado abandona la compañía.

A franqueza del individuo en la entrevista es cuestionable en los aspectos que le disgustaron de la compañía, para no causar problemas que podrían surgirle cuando necesite referencias para un nuevo puesto. La clase de información que se puede esperar de las entrevistas de salida, es cuestionable, por consiguiente, lograr información sobre un problema real durante esta entrevista podría requerir de excavación más profunda.

Formulario de entrevista de retiro por voluntad propia

1) ¿ Podría explicarme el motivo de su retiro?
2) ¿ Que opinión tiene de nuestra empresa?
3) ¿Que opinión tiene del puesto que ocupaba en nuestra compañía?
4) ¿Cómo era su relación con su supervisor directo?
5) ¿Qué opinión tiene acerca de las condiciones físicas del ambiente donde se desarrollaba su trabajo?
6) ¿Tiene alguna sugerencia u objeción sobre los beneficios sociales otorgados por la compañía?
7) ¿Estaba conforme con su salario?
8) ¿ Considera que nuestra organización le brindó oportunidades para progresar?
9) ¿ Considera que se le proveyeron los suficientes programas de capacitación y entrenamiento así como también acertados criterios de evaluación de desempeño?
10) ¿ Que opina sobre las relaciones humanas que existían en su sector y sobre la moral y actitudes de sus ex compañeros de trabajo?
11) ¿ Piensa que encontrará oportunidades en el mercado laboral?